Caricamento
L’azienda carica il documento e definisce le informazioni necessarie alla distribuzione.
Documenti e comunicazioni
Distribuisci documenti ai dipendenti e controlla ogni consegna
Il modulo Distribuzione documentale di JSMARTED permette all’azienda di consegnare documenti a una o più persone, rendendoli disponibili nell’area personale e mantenendo visibilità sul flusso di consultazione e download.
Consegna digitale
Il documento giusto alla persona giusta.
Cedolini, certificazioni, comunicazioni e moduli non devono più essere distribuiti attraverso email individuali, stampe o cartelle separate. JSMARTED permette all’azienda di scegliere i destinatari e rende il documento disponibile direttamente nella loro area personale.
Destinatari
Il documento può essere inviato a una persona, a più dipendenti o a un gruppo selezionato.
Area personale
Il dipendente consulta e scarica i documenti resi disponibili attraverso gli strumenti abilitati.
Tracciabilità
L’azienda può controllare gli eventi registrati durante la consultazione e il download.
Flusso di consegna
Dal caricamento alla consultazione del dipendente.
Preparazione
L’azienda seleziona il documento da distribuire.
Destinatari
Vengono scelti il singolo dipendente, il gruppo o le persone interessate.
Distribuzione
Il documento viene reso disponibile nell’area personale dei destinatari.
Notifica
Quando previsto, il dipendente riceve un avviso relativo al nuovo documento.
Consultazione
Il destinatario apre o scarica il documento attraverso gli strumenti disponibili.
Controllo
L’azienda verifica lo stato della distribuzione e gli eventi effettivamente registrati.
Qualsiasi documento aziendale
Dai cedolini alle comunicazioni interne.
L’azienda decide liberamente quali documenti rendere disponibili al personale, in base alle proprie esigenze amministrative, organizzative e informative.
Cedolini
Rendi disponibili i prospetti mensili direttamente nell’area personale del dipendente.
Certificazione Unica
Distribuisci i documenti fiscali annuali alle persone interessate.
TFR e documenti economici
Consegna prospetti e comunicazioni economiche in modo ordinato e riservato.
Contratti e comunicazioni
Rendi disponibili contratti, proroghe, variazioni e altre comunicazioni individuali.
Regolamenti e informative
Distribuisci regolamenti aziendali, procedure, informative e disposizioni interne.
Attestati e certificati
Consegna documenti relativi a formazione, qualifiche e altre attestazioni.
Moduli e documenti personalizzati
L’azienda può caricare qualsiasi altro documento previsto dai propri processi.
Non solo queste categorie
Le categorie rappresentano alcuni esempi: l’azienda può distribuire anche altri documenti coerenti con le proprie necessità.
Distribuzione singola
Un documento destinato a una persona precisa.
Per i documenti individuali, l’azienda può selezionare il dipendente interessato e rendere disponibile il file soltanto nella sua area personale.
Scelta del dipendente
Titolo, descrizione e categoria
Consultazione e download
Stato visibile quando registrato
Distribuzione su larga scala
Invia documenti a molti dipendenti in un’unica operazione.
Quando lo stesso documento riguarda più persone, l’azienda può selezionare tutti i destinatari interessati e avviare una distribuzione massiva, evitando caricamenti e invii ripetuti.
Più destinatari
La distribuzione può riguardare una selezione manuale di dipendenti o gruppi quando questi criteri sono abilitati.
Stato per persona
Ogni destinatario può avere uno stato distinto, così l’azienda controlla chi deve ancora consultare o scaricare il documento.
Un solo caricamento, più destinatari, stato controllabile per ogni persona.
Area del dipendente
Tutti i documenti disponibili nell’area personale.
Il dipendente può consultare in modo ordinato i documenti messi a disposizione dall’azienda, senza cercare tra email, messaggi o archivi separati.
Elenco dei documenti, categorie, data, titolo, descrizione, apertura, download, documenti nuovi, documenti già consultati e storico dipendono dalle opzioni abilitate.
Accesso ordinato
Cedolini, Certificazione Unica, TFR, moduli e comunicazioni possono essere raccolti in una sezione personale quando destinati al dipendente.
Flusso visibile
L’azienda sa quando il documento viene consultato.
Quando il dipendente apre o scarica un documento, JSMARTED può registrare gli eventi previsti dal modulo e renderli disponibili all’azienda.
Visualizzazione
Documento aperto, destinatario, data, ora, primo accesso, ultimo accesso e numero di consultazioni devono essere descritti solo per gli eventi effettivamente registrati.
Download
File scaricato, destinatario, data, ora, ultimo download e numero di download possono essere consultati quando queste informazioni sono rilevate.
Non soltanto documento distribuito: anche il successivo flusso di consultazione può essere controllato.
Stato della consegna
Ogni destinatario ha uno stato chiaro.
Gli stati disponibili devono essere confermati nell’ambiente attivato. La pagina li presenta come lettura commerciale del flusso di consegna, senza sostituire le regole operative dell’azienda.
Il documento è disponibile, ma non risultano ancora eventi di consultazione.
Il dipendente ha aperto il documento.
Il file è stato scaricato dal destinatario.
Informazioni verificabili
Un quadro completo della distribuzione.
L’azienda può consultare le informazioni registrate dal modulo per ricostruire il percorso del documento, dalla pubblicazione fino alle azioni effettuate dal destinatario.
Date e azioni
Documento, destinatario, data di distribuzione, stato, visualizzazione, download, ultimo evento e storico sono utili quando disponibili.
Tracciabilità utile
Queste informazioni offrono elementi di tracciabilità utili a documentare il processo di distribuzione.
L’efficacia probatoria dipende dal tipo di documento, dal processo adottato e dalla normativa applicabile.
Avvisi
Il dipendente viene informato della disponibilità del documento.
Quando previsto, JSMARTED può informare il destinatario della presenza di un nuovo documento attraverso i canali disponibili nell’ambiente attivato.
Quando previsto, l’azienda può ricordare il documento soltanto a chi non lo ha ancora consultato.
Comunicazione mirata
Titolo del documento, collegamento diretto, invio immediato, nuovo invio e promemoria devono essere confermati prima di comunicarli come disponibili.
Controllo aziendale
Trova subito documenti, destinatari e stati.
Da un’unica area, l’organizzazione può caricare documenti, scegliere i destinatari e verificare lo stato delle distribuzioni effettuate.
I criteri sopra indicati sono utili quando disponibili nella configurazione aziendale.
Accesso riservato
Ogni documento resta nel perimetro dei destinatari previsti.
Cedolini, certificazioni e documenti personali devono essere consultabili soltanto dalle persone autorizzate. JSMARTED utilizza i ruoli e le assegnazioni disponibili per limitare l’accesso ai destinatari interessati.
Destinatario
Consulta soltanto i documenti resi disponibili nel proprio profilo.
Azienda
Carica documenti, sceglie destinatari e controlla le distribuzioni.
Responsabile autorizzato
Accede ai documenti del proprio perimetro solo quando previsto.
Esempi di utilizzo
Documenti ricorrenti, comunicazioni riservate e consegne massive.
Cedolino
L’azienda rende disponibile il cedolino mensile nel profilo del dipendente.
Certificazione Unica
Il documento annuale viene distribuito alle persone interessate senza invii individuali.
Regolamento aziendale
Un regolamento aggiornato viene consegnato a tutto il personale.
Comunicazione individuale
Un documento riservato viene reso disponibile soltanto al dipendente coinvolto.
Documento di team
Una procedura operativa viene distribuita ai membri del gruppo interessato.
TFR
Un prospetto economico viene consegnato nella sezione documentale personale.
Distribuzione massiva
Lo stesso documento viene reso disponibile a molti dipendenti con una sola operazione.
Controllo
L’azienda verifica chi ha visualizzato o scaricato il file, secondo gli eventi registrati.
Flussi complementari
Distribuzione e Trasmissione documentale: due flussi complementari.
Dall’azienda al dipendente
L’azienda mette a disposizione documenti, comunicazioni e materiali destinati al personale.
Invio di documenti tra le persone coinvolte
Dipendenti, azienda e altri soggetti autorizzati possono trasmettere documenti secondo i processi previsti.
Distribuzione e Trasmissione coprono direzioni diverse dello scambio documentale e possono lavorare insieme.
Ruoli coinvolti
Chi carica, chi controlla, chi consulta.
Azienda
Carica i documenti, sceglie i destinatari e controlla lo stato della distribuzione.
Responsabile HR
Gestisce cedolini, comunicazioni e documenti destinati al personale.
Dipendente
Consulta e scarica i documenti resi disponibili nella propria area personale.
Team Leader
Può accedere ai documenti del proprio perimetro soltanto per le attività autorizzate.
Amministratore
Gestisce autorizzazioni, categorie e impostazioni generali del modulo.
Vantaggi del modulo
Documenti consegnati, flusso visibile, meno attività manuali.
Consegna centralizzata
Documenti e destinatari vengono gestiti nello stesso ambiente.
Distribuzione individuale
Ogni documento personale raggiunge soltanto il destinatario previsto.
Distribuzione massiva
Lo stesso documento può essere consegnato a più persone senza ripetere l’operazione.
Qualsiasi tipologia
L’azienda decide liberamente quali documenti rendere disponibili.
Area personale
Il dipendente trova i propri file in una sezione ordinata e sempre accessibile.
Tracciabilità
Gli eventi registrati permettono di ricostruire il percorso del documento.
Visualizzazione
L’azienda può conoscere chi ha aperto il documento, quando questa informazione è rilevata.
Download
Data, ora e destinatario del download possono essere consultati quando registrati.
Stato per destinatario
Ogni persona può essere distinta tra documento ancora da consultare e documento già scaricato.
Meno email
I file non devono essere inviati manualmente a ogni singola persona.
Meno carta
La consegna digitale riduce stampe e distribuzioni fisiche non necessarie.
Privacy del destinatario
I documenti individuali rimangono associati alla persona interessata.
Notifiche mirate
Il dipendente può essere informato quando un nuovo documento è disponibile.
Informazioni documentabili
Date e azioni registrate offrono elementi utili per documentare la consegna.
Moduli collegati
Distribuzione documentale lavora insieme agli altri processi.
Trasmissione documentale
Supporta l’invio ordinato di documenti tra le persone coinvolte.
Scopri il moduloTeam
Aiuta a organizzare destinatari, gruppi e responsabilità quando previsti.
Scopri il moduloScadenziario
Documenti, certificati e validità possono generare date da seguire, se il collegamento è attivo.
Scopri il moduloTicket
Le richieste operative possono essere collegate alla gestione documentale quando previsto.
Scopri il moduloFormazione
Attestati, certificati e materiali formativi possono essere resi disponibili ai destinatari.
Scopri il moduloUn documento. I destinatari corretti. Ogni passaggio sotto controllo.
Distribuisci ogni documento e mantieni visibile il flusso di consegna
Scopri come JSMARTED può aiutarti a consegnare cedolini, certificazioni, comunicazioni e documenti aziendali a una o più persone, controllandone consultazione e download.