Invio semplice
Il dipendente carica il documento direttamente dalla propria area personale.
Documenti e comunicazioni
Inviare documenti all’azienda diventa semplice e immediato
Il modulo Trasmissione documentale di JSMARTED permette al dipendente di inviare certificati e documenti direttamente dall’area personale. In base alla tipologia, le informazioni possono aggiornare presenze, profilo e scadenze senza nuovi inserimenti.
Invio digitale
Dal dipendente all’azienda, senza email e consegne manuali.
Il dipendente seleziona la tipologia del documento, inserisce le informazioni richieste e allega il file. JSMARTED consegna il documento all’azienda e lo indirizza verso il processo corretto in base alla categoria scelta.
Tipologia guidata
La categoria scelta determina le informazioni richieste e il percorso del documento.
Profilo aggiornato
Certificati e dati personali possono essere collegati al profilo del dipendente quando previsto.
Processi collegati
Presenze e Scadenziario possono ricevere le informazioni del documento quando il collegamento è attivo.
Flusso operativo
Dal documento al processo aziendale corretto.
Scelta della tipologia
Il dipendente seleziona il certificato o documento che deve inviare.
Compilazione
Vengono inserite le informazioni richieste per quella specifica categoria.
Allegato
Il documento viene caricato direttamente dall’area personale.
Invio
Il file e i relativi dati vengono trasmessi all’azienda.
Controllo
Le figure autorizzate verificano il documento secondo il processo previsto.
Aggiornamento
Quando previsto, le informazioni aggiornano presenze, profilo o Scadenziario.
Documenti con funzioni diverse
Ogni certificato può alimentare un processo specifico.
JSMARTED non tratta tutti i documenti come semplici allegati. La categoria selezionata può determinare dove vengono conservate le informazioni e quali processi vengono aggiornati.
Certificato medico
Il periodo indicato può essere collegato alle presenze e riportato nella tabella mensile, quando il processo è attivo.
Certificato bancario
Il documento può essere conservato nel profilo del dipendente e collegato alle informazioni bancarie previste.
Certificato di invalidità
Il documento può essere associato al profilo del dipendente e alle informazioni autorizzate dall’azienda.
Attestati e abilitazioni
Certificati professionali e documenti con validità possono essere archiviati e collegati alle relative scadenze.
Documenti personali
Il dipendente può trasmettere i documenti richiesti dall’organizzazione attraverso un flusso ordinato.
Altri certificati
L’azienda può predisporre ulteriori tipologie in base alle proprie esigenze operative, quando questa possibilità è prevista.
Malattia e presenze
Il certificato medico può aggiornare direttamente il periodo di assenza.
Quando il dipendente trasmette un certificato medico, JSMARTED può utilizzare le date indicate per riportare la relativa causale nelle presenze, evitando un nuovo inserimento manuale.
Il momento in cui il periodo entra nelle presenze deve essere confermato sulla configurazione: può avvenire dopo la verifica dell’azienda o secondo il processo impostato.
Documenti bancari collegati al profilo del dipendente.
Il dipendente può trasmettere il certificato bancario attraverso un canale strutturato, evitando comunicazioni separate e allegati dispersi. Il documento può aggiornare o integrare le informazioni bancarie dopo il controllo previsto.
Documenti sensibili gestiti nel perimetro autorizzato.
Il certificato di invalidità può essere trasmesso e collegato al profilo del dipendente, mantenendo informazioni amministrative collegate al documento disponibili soltanto alle figure autorizzate.
Validità e rinnovi
I certificati possono diventare scadenze da monitorare.
Quando il modulo Scadenziario è attivo, le date associate ai certificati possono essere riportate nel calendario generale e controllate con i promemoria previsti.
Il certificato non viene soltanto archiviato: la sua data può diventare un’attività da ricordare.
Quando il documento ha una validità, JSMARTED ricorda il rinnovo.
Attestati, abilitazioni e certificati con una data di scadenza possono alimentare lo Scadenziario, se il relativo modulo è attivo.
Il documento entra nel profilo. La sua validità entra nello Scadenziario.
Profilo dipendente
Le informazioni utili restano collegate alla persona.
Alcune tipologie di documento possono alimentare o integrare le informazioni del profilo del dipendente, riducendo reinserimenti e archivi separati.
Le informazioni elencate sono esempi commerciali: la disponibilità effettiva dipende dalle categorie e dalle autorizzazioni configurate.
Inviare un documento richiede pochi passaggi.
Dall’area personale, il dipendente seleziona il documento, inserisce le informazioni richieste e completa l’invio senza utilizzare canali esterni. Tipologie, istruzioni, allegato, note, date, conferma, stato e documenti precedenti dipendono dal processo configurato.
L’azienda riceve documenti già organizzati per tipologia.
Le trasmissioni non arrivano come allegati indistinti. JSMARTED le raggruppa secondo categoria, dipendente, data e stato, rendendo più semplice il controllo.
Stato e comunicazioni
Il dipendente sa sempre a che punto si trova il documento.
Gli stati effettivi devono essere confermati nell’ambiente attivato. La pagina li presenta in modo prudente, come percorso possibile di controllo del documento.
Il documento è stato trasmesso all’azienda.
Le figure autorizzate stanno controllando le informazioni.
Il documento è stato accettato e può alimentare i processi collegati.
L’azienda richiede una correzione o un nuovo allegato, se questa attività è prevista.
Ogni passaggio può essere comunicato alle persone coinvolte attraverso i canali disponibili, quando previsti.
Riservatezza
Documenti personali accessibili soltanto alle figure autorizzate.
Certificati medici, bancari e amministrativi possono contenere informazioni riservate. JSMARTED utilizza ruoli e autorizzazioni per limitare la consultazione alle persone previste dal processo, con accesso limitato secondo le autorizzazioni configurate.
Ruoli e perimetro
Dipendente, azienda, responsabile HR, amministratore o Team Leader possono accedere soltanto quando autorizzati.
Due direzioni
Due direzioni, un unico flusso documentale.
Dall’azienda al dipendente
L’azienda consegna cedolini, comunicazioni e documenti alle persone interessate.
Dal dipendente all’azienda
Il dipendente invia certificati e documenti che possono alimentare profilo, presenze e scadenze.
Insieme, i due moduli organizzano entrambe le direzioni dello scambio documentale.
Esempi di utilizzo
Dai certificati medici ai documenti con validità.
Certificato medico
Il dipendente invia il certificato e, dopo il controllo previsto, il periodo viene riportato nelle presenze.
Certificato bancario
Il documento viene trasmesso all’azienda e collegato alle informazioni bancarie del profilo.
Certificato di invalidità
Il certificato viene associato al dipendente e la data di revisione può entrare nello Scadenziario.
Abilitazione professionale
Il dipendente invia l’attestato e la relativa validità viene mantenuta sotto controllo.
Documento personale
Un documento richiesto dall’azienda viene caricato direttamente dall’area dipendente.
Integrazione
L’azienda può richiedere un allegato più leggibile e il dipendente completa nuovamente l’invio, quando previsto.
Scadenza
Un certificato con validità annuale genera il promemoria per il rinnovo, se lo Scadenziario è attivo.
Ruoli coinvolti
Chi invia, chi controlla, chi collega il documento.
Dipendente
Seleziona la tipologia, carica il documento e segue lo stato della trasmissione.
Azienda
Riceve, controlla e collega il documento ai processi previsti.
Responsabile HR
Gestisce certificati, assenze e documenti amministrativi del personale.
Amministratore
Configura categorie, autorizzazioni e collegamenti tra i moduli.
Team Leader
Può accedere soltanto ai documenti del proprio perimetro e per le attività autorizzate.
Vantaggi del modulo
Un invio semplice, informazioni subito utilizzabili.
Invio diretto
Il dipendente non deve utilizzare email, messaggi o consegne manuali.
Tipologie guidate
Ogni documento segue un percorso coerente con la categoria selezionata.
Certificati medici
Il periodo di malattia può entrare direttamente nelle presenze.
Profilo aggiornato
Certificati bancari, amministrativi e professionali possono restare collegati alla persona.
Scadenze collegate
I documenti con validità possono alimentare lo Scadenziario.
Meno reinserimenti
Le informazioni trasmesse possono essere riutilizzate nei processi collegati.
Stato visibile
Il dipendente conosce l’avanzamento del documento inviato.
Controllo aziendale
L’azienda riceve file e dati già organizzati per tipologia.
Richiesta di integrazione
Un documento incompleto può essere corretto senza ricominciare il processo da zero, se previsto.
Documenti riservati
L’accesso viene limitato alle figure autorizzate.
Storico
Le trasmissioni precedenti restano consultabili, se previsto.
Notifiche
Dipendente e azienda vengono informati nei passaggi previsti.
Collegamento con le presenze
Le assenze certificate possono incidere direttamente sulla tabella mensile.
Collegamento con il profilo
I documenti utili rimangono associati alle informazioni della persona.
Moduli collegati
Trasmissione documentale lavora meglio con i processi collegati.
Distribuzione documentale
Gestisce il flusso opposto: documenti consegnati dall’azienda al dipendente.
Scopri il moduloScadenziario
Può raccogliere date di validità e promemoria collegati ai certificati.
Scopri il moduloPresenze
Può ricevere periodi di malattia o assenze collegate ai certificati medici.
Scopri il moduloFerie e permessi
Aiuta a leggere assenze, causali e periodi collegati alla gestione del personale.
Scopri il moduloTeam
Supporta la visibilità dei responsabili autorizzati nel proprio perimetro.
Scopri il moduloIl dipendente invia. L’azienda riceve. JSMARTED aggiorna il processo corretto.
Trasforma ogni documento inviato in un’informazione utile
Scopri come JSMARTED può semplificare l’invio di certificati e collegarli a presenze, profilo del dipendente e scadenze quando i relativi moduli sono attivi.